店舗の負荷を軽減すると同時に、ミスをなくし、本部によるガバナンスを強化する 「食材発注システム」をクラウドで実現


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1981 年、カリフォルニア州・ロサンゼルスに設立。ロサンゼルスとニュージャージー州の工場において米国最大規模で豆腐を生産している。さらに、日本式カレーを中心としたメニューを提供するレストラン「Curry Houseカレーの館(以下、Curry House)」の経営、ハウス食品製品の輸入販売も展開。北米における日本食ブームの先駆者的な存在として知られる。

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【利用状況】
「Curry House」の各店舗からサプライヤに食材を発注するシステムを構築

– JBSに構築を依頼したシステムの概要について教えてください。

当社ではカレーハウスレストラン「Curry House」を経営しており、現在、カリフォルニア州内に11店舗を展開しています。今回JBSには、「Curry House」の各店舗に設置したPCからサプライヤに食材を発注するシステムを構築してもらいました。

– 具体的な利用の流れを教えてください。

⑴ 各店舗にて夜中の12時までに、PCの発注画面から発注する食材と数量をエントリーします。

⑵ サプライヤにてPC上で受注内容を確認し、データをダウンロードします。

⑶ 当社の運営本部では、発注状況や受注状況などのステータスをリアルタイムで確認することができます。また、商品マスタ(約250品目)や価格データなどの登録や変更ができるようになっています。

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– 発注システムのシステム構成は、どのようになっていますか。

今回JBSからの提案もあり、Fujitsu RunMyProcessのクラウドサービス「FUJITSU Cloud PaaS RunMyProcess(以下、RunMyProcess)」の開発環境を利用したウェブアプリケーションとして発注システムを構築しました。そのため、本部側ではもちろんサプライヤ側でもインターネットに接続できるPCから利用できるようになっています。なお、店舗側の環境に関しては、端末に情報を残さずセキュリティを担保するため仮想化デスクトップ環境で利用しています。

【課 題】
さまざまなボトルネックとリスクの要因となっていたメールによる旧発注業務体制
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– 発注システムを構築したねらいを教えてください。

これまでは、各店舗で表計算ソフトを使って作成した発注伝票ファイルをメールに添付してサプライヤに送っていました。しかも、サプライヤは1社なのですが食材の種類によって発注先が異なるため、ほぼ毎日3箇所にメールを送付しなければなりませんでした。そのため、次のような課題や問題点がありました。食材発注業務をシステム化することでこれらの課題を解消し、業務プロセスの改善と効率化、さらにはガバナンスの強化を図りたいと考えました。

【店舗における課題】

  • 転記(コピペ)のミスやセルの位置がズレてしまうといった、表計算ソフトならではのミスを防ぐのが難しい
  • 発注する食材を複数の伝票に分類して作成・送付するのが面倒
  • 添付するファイルや送信先を間違うなど、メールならではのミスを排除するのが難しい
  • メールが正常に配信されないことがある(その状況をリアルタイムで把握するのも難しい)
【サプライヤにおける課題】

  • 受注データの整理や管理に手間がかかる
  • 発注の追加・修正への対応に手間がかかる

【運営本部における課題】

  • 発注状況や発注内容を把握できない(必要な場合は、個別に電話等で確認)
  • 130の発注データを手作業で月次集計するため、手間と時間がかかる(集計作業に1日以上かかっていた)
  • 請求書が来るまで、正確な仕入れコストを把握できない(価格改定をリアルタイムで反映するのが難しい)
  • 注文内容と納品内容の差異をチェックするのに手間がかかる
  • 紙のインボイスを各店舗から本部に集めていたが、手間がかかり紛失のリスクもあった

【効 果】
効率的かつ正確な発注が可能となり、発注状況や発注内容もリアルタイムで把握可能に
-「発注システム」を導入することで課題は解決されましたか。また、そのほかにも導入効果などもあれば教えてください。

発注データを共有し、一元管理できるようになったことで、さまざまな課題や問題が解決されました。サプライヤ、店舗、本部における主な導入メリットは、次の通りです。

【店舗におけるメリット】

  • 操作がシンプルで、転記ミスなども解消された
  • 発注先を意識することなく1つの画面から発注できるようになった(発注先はシステムが自動で仕分け)
  • 確実に発注データがサプライヤに伝わるようになった
  • 追加発注や訂正が手軽にできるようになった
  • 逆に、締め切り時間後は店舗からは発注内容を変更できないようにした

【サプライヤにおけるメリット】

  • 受注データの整理や管理が容易になった
  • 締め切り後のデータをチェックすれば済み、追加・修正への対応は不要になった

【運営本部におけるメリット】

  • 発注状況や発注内容をリアルタイムもしくは、期間を指定して把握できるようになった
  • データを一括ダウンロードできるので月次の集計が15分で済むようになった
  • あらかじめ単価を入力しておくことで、発注時に正確な食材コストを把握できるようになった(一部、青果などを除く)
  • インボイスがメールで受け取れるようになり、紛失などのリスクもなくなった
  • 発注締め切り後も、本部からはオーダーの修正を可能にした
  • 注文内容と納品内容の差異のチェックが容易になった
  • 仮に発注と納品に差異が発生した場合でも、原因や責任の範囲を明確に追跡できるようになった
  • 店舗やサプライヤが増えても、柔軟に滞欧できる体制を確立できた

【背 景】
構築コストや運用リソースの確保が、「発注システム」構築の壁となっていた
– 発注業務に関して、システム化に取り組んだことはなかったのでしょうか。

Mr.takeuchiこれまでシステム化の話がなかったわけではありません。しかし、ゼロからサーバなどのハードウェアを用意して、スクラッチでシステムを開発し、さらに保守・運用していくとなると情報システム部門に頼らなければなりません。しかし、情報システム部門ではほかに大きなプロジェクトを抱えているため人的リソースに余裕がなく、仮にシステムの運用をアウトソーシングするにしてもコスト負担が大きいことから、実現にはいたりませんでした。また、現場のオペレーションを変えるとなるとそれなりのパワーが必要となります。上手くいかなかったから元に戻すとか、簡単に別の方法を試すとかいうわけにもいきませんので、システムの構築には慎重にならざるを得ませんでした。

– では、今回なぜ「発注システム」を開発することになったのでしょうか。

JBSに 相 談 を す る 中 で、Fujitsu RunMyProcess(以 下、富 士通)が 提 供 する「FUJITSU Cloud PaaS RunMyProcess(以 下、RunMyProcess)」といPaaS(Platform as a Service)の活用を提案してくれたことが、大きな転機となりました。

※ PaaSとは、ソフトウェアを構築および稼動させるためのインフラおよびプラットフォームを、インターネット経由で利用できるクラウドサービスです。

【選定理由】
PaaS を活用することで、ユーザ部門主導で業務アプリケーションの構築を実現
– RunMyProcessによるシステム開発は、どのようなメリットがあるのでしょうか。

mr.ogikuboRunMyProcessは、一般的にクラウドと呼ばれるサービスが提供するのと同様、サーバやOSといったシステムインフラを自社で導入・運用する必要がなくサービスとして利用できます。それに加え、ウェブアプリケーションの開発・実行環境も提供されているので、「発注システム」を「簡単に」開発できると説明を受けました。もちろん、「簡単」といっても業務アプリケーションの開発は専門家であるJBSに任せることになりますが、ゼロからプログラミングするのに比べると数分の一の手間で済むということでした。そため、次のようなメリットがあると考え、本格的に「発注システム」の導入を検討することにしました。

【メリット1】低コストでシステムを構築・利用できる

ハードウェアの選定や導入、運用が不要なので、初期導入コストはもちろん、ランニングコストを平準化でき、トータルコストを抑えることができます。しかも、RunMyProcessではユーザ数ではなく使用量、すなわち当社の場合、「発注回数」に応じた課金体系での利用も可能ということで、システムインフラに関して、まるで電気や水道のように使った分だけを負担すれば済むという点にも惹かれました。また、開発環境が充実しており、システム開発にかかる工数が従来に比べて数分の一で済むという点もコスト削減につながると考えました。

【メリット2】手離れ良くシステムを利用できる

インフラの導入・運用に関して、私たちユーザ部門はもちろん、情報システム部門への負荷もほとんどかからないという点も重要なポイントでした。また、時間や手間をかけずスピーディにシステムを構築・拡張できるという点にも期待しました。

【メリット3】ユーザ部門の主導で開発・運用が可能

システムの開発が容易なので要望を反映してもらいやすく、私たちユーザ部門が主導で、システムを開発できるという点も大きな魅力でした。改編などにかかる時間とコストも抑えることができるので、機能の追加や改善がし易いという点にも惹かれました。

【メリット4】信頼性が高い

手元にサーバがなくネットを通じて利用するので、セキュリティなどに関して不安視する声も出ました。しかし、RunMyProcessは富士通がグローバルに提供するクラウドサービスで、専門機関から表彰された実績 も あ り(「2014 Global Award for Customer Value Leadership」Frost & Sullivan社)、ITの専門家であるJBSが推奨してくれるサービスなので、安心して使い続けることができると判断しました。

【JBS への評価】
日本語でも英語でも話が通じる日系企業ならではの対応により、安心して仕事を進めることができる
-「発注システムは、実際にどのように構築していったのでしょうか。

house-jbsまずは、当社として実現したいこと、困っていることをJBSに伝えました。また、店舗マネージャが集まる場所で意見や要望を聞いてもらったりもしました。JBSは、ERPのコンサルティングの専門家が対応してくれたこともあり、業務理解力や改善提案力が高く、要望に沿って業務プロセスをモデル化して、画面のイメージや推移、データの流れなどを提案してくれました。最初は慣れないことも多く戸惑うこともありましたが、JBSが上手くサポートしてくれたので、仕様や機能の考察や判断に集中でき、結果的には納得のいくものに仕上げることができました。また、実際に動かして見ないとわからない部分もあるので、開発環境で実際の操作を確認しながら、改善点を議論することもありました。クラウドだとネットがつながればどこからでも実際の操作ができます。RunMyProcessでは開発モードで本番環境に影響することなく確認ができるので、とても便利だと思いました。

– 今後の展開予定があれば教えてください。

第1弾として、まずは滞りなく発注業務を正確にできることを目標にシステムを構築しました。その目標は達成できたと考えています。すでに開発を進めていますが、第2弾としては、オーダーが入れた項目だけをチェックしたり、オーダー数の異常があれば警告のメッセージを表示するなど、使い勝手を高め、同時にヒューマンエラーを未然に防ぐ仕組みなども組み入れていきたいと思っています。また、将来的には別の業務でもクラウドインフラを活かしてガバナンスの強化や店舗運営の効率化にも活用できればと思っています。

– JBSへの期待があればお聞かせください。

JBSは同じ日系企業として立場が同じような所もありますし、日本語でも英語でも話が通じるので現地スタッフとのコミュニケーション齟齬もなく、安心して仕事を進めることができました。まだ開発は続いていきますので、これまでと同様、きめの細やかで迅速な対応に期待しています。

【担当者からのコメント】

今回、ハウスフーズアメリカ様においては、先進的なクラウドサービスをベースとした提案をご採用いただき感謝しております。これまでのシステム開発はハードウェアの調達から始まる、重厚長大なモノづくりでした。そのため、簡単な画面イメージを確認するのにも、まずお客様に全体予算を承認頂きハードウェアを購入するところからスタートしていました。一方、RunMyProcessはサインアップ後10分で使い始めることができ、実際のシステムを作りながら確認できるので、開発コストの調整が容易です。また、今までシステムインフラに使っていた予算を業務分析に振り向けることで、より業務に即したシステムの実現が可能になります。これまでとは異なるアプローチでシステムを開発していくため、不安な部分もあったかもしれませんが、ハウスフーズアメリカ様のご決断とご協力があったからこそ、短期間で成果が出る「食材発注システム」を実現できました。さらに、運用負荷がかからないというクラウドならではのメリットも実感されているということで、少しでもハウスフーズアメリカ様のビジネスに貢献できたことをうれしく思っております。また、今回のプロジェクトはハウスフーズ様と富士通様、そしてJBSのメンバーが一体となって取り組めたことが大きな成果につながったと思っています。今後も、ハウスフーズアメリカ様のビジネスをサポートするサービスや提案をしていきたいと考えております。よろしくお願いいたします。

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